L'accueil téléphonique est déterminant sur l'image que clients et prospects ont d'une entreprise. En plus de donner une vision négative de la structure, une astreinte téléphonique dont la qualité laisse à désirer peut pousser un client vers la concurrence. Ainsi, quand bien même vous aurez fait appel aux services d'un professionnel comme Callandco pour assurer la permanence téléphonique, il est important de continuellement s'améliorer afin de toujours donner une bonne impression à vos contacts. Nos conseils pour y parvenir.
Soigner l'attente téléphonique
Soigner l'attente téléphonique permet que les clients et prospects ne s'impatientent pas. Dans le cadre de la permanence téléphonique un excellent moyen de faire accepter l'attente à sa clientèle est de les recevoir dès la première sonnerie par une musique. Cette dernière peut être accompagnée d'un message informatif indiquant au client que son appel sera pris en charge dans les meilleurs délais. Évitez les musiques classiques et privilégier une musique douce qui est adaptée à votre activité. Cette musique peut également servir le temps de chercher une information qui permettra de répondre à la préoccupation d'un client ou d'un prospect.
Personnaliser chaque appel
Il est courant que les demandes et questionnements des clients soient assez similaires. Il faut néanmoins éviter de répondre de manière mécanique. Une bonne permanence téléphonique implique de personnaliser chaque appel, par exemple en utilisant le nom de votre interlocuteur pour lui poser des questions qui permettront de mieux cerner sa préoccupation. Il se sentira valorisé, ce qui contribue à le fidéliser. Vous trouverez d'autres techniques de fidélisation de la clientèle sur mondandy.fr. Il faut en outre être patient et prendre le temps d'écouter le client jusqu'à la fin sans le couper. Agissez comme s'il était face en vous en gardant le sourire aux lèvres et en adoptant une posture professionnelle.
Traiter les demandes rapidement et efficacement
Lorsqu'un client choisi l'appel au courrier électronique ça signifie qu'il a besoin que sa requête soit traitée le plus tôt possible. Améliorer sa permanence téléphonique passe par le traitement rapide et efficace de chaque demande. Pour ce faire il faut déterminer le but de l'appel, prendre des notes et au besoin poser des questions. Il sera ainsi plus évident d'apporter des réponses précises et les solutions adéquates. Dans certains cas vous pourrez avoir besoin de temps pour chercher une information ou transférer l'appel vers un responsable. Agir avec promptitude mais sans donner l'impression à votre interlocuteur que vous vous débarrassez de lui reste impératif dans ces cas.
Être aimable et professionnel
La clé d'une astreinte téléphonique réussie est l'amabilité et le professionnalisme des personnes chargées de recevoir les appels des clients et prospects. En plus de parler de manière audible en utilisant un vocabulaire simple mais adapté, il faut employer un ton chaleureux et accueillant. Le sourire est autant important dans la permanence téléphonique que lors de l'accueil physique. Il doit transparaître dans votre voix durant toute la conversation. Les échanges n'en seront que plus agréables. Manifestez votre amabilité et votre professionnalisme pour tous les appels, même si votre interlocuteur fait preuve d'indélicatesse ou élève la voix.
Aucun détail de la permanence téléphonique ne doit être négligé afin qu'elle soit à la hauteur de l'image que vous souhaitez véhiculer pour votre entreprise. En mettant en œuvre ces conseils vous serez davantage performant dans la gestion de l'accueil téléphonique de vos clients et prospects. Vous trouverez davantage d'informations sur les bonnes pratiques de l'astreinte téléphonique en cliquant ici.
